De vraag van de klant

De overheid moet duidelijk communiceren. Dat betekent: rekening houden met je lezer, een persoonlijke benadering kiezen en ervoor zorgen dat de taal begrijpelijk is. Wat de overheid nu doet, is nog niet genoeg. De teksten zijn nog steeds te moeilijk. Daarom is de overheid in 2019 een campagne gestart om aandacht te geven aan het belang van heldere overheidscommunicatie: Direct Duidelijk.

Omgevingsdienst de Vallei en Omgevingsdienst Achterhoek wilden ook duidelijker communiceren. Daarom wilden ze al hun standaardbrieven herschrijven. Bijvoorbeeld een brief die vertelt of iemand wel of geen omgevingsvergunning krijgt, en waarom. Of een brief die aankondigt dat een toezichthouder een overtreding heeft gezien, en wat er nu gaat gebeuren.

In de bestaande brieven staan veel lange zinnen met juridische termen. Voor de lezer is niet altijd duidelijk wat er van hem of haar wordt verwacht. Het doel van de twee omgevingsdiensten is om goed leesbare en overzichtelijke brieven naar burgers en bedrijven te sturen. Hun vraag: kunnen wij helpen het herschrijven van de brieven?

Wat we hebben gedaan

Voor Omgevingsdienst Achterhoek gaven we feedback op herschreven brieven. Voor Omgevingsdienst de Vallei herschreven we de bestaande brieven. Deze werden gecontroleerd door een redactieraad met vakspecialisten, zoals juristen en vergunningverleners. Zij keken of de brieven inhoudelijk klopten en dachten mee hoe we de brieven nóg duidelijker en klantvriendelijker konden maken.

Voor het herschrijven van de brieven gingen we uit van taalniveau B1. Bij B1 teksten is het belangrijk om korte, duidelijke en actieve zinnen te maken. Soms konden we moeilijke termen niet vermijden. Dan legden we zo goed mogelijk uit wat die precies betekenden. We gebruikten heldere tussenkopjes, zodat de lezer meteen zag waar het volgende stukje tekst over zou gaan. Ook waren we in de brieven zo concreet mogelijk: we noemden als dat kon bijvoorbeeld een specifieke datum voor een deadline, in plaats van een aantal weken. 

Het resultaat

De herschreven brieven zijn eenvoudiger te lezen. Zo is het voor de lezer duidelijker wat de inhoud van de brief is, en wat er van hem of haar wordt verwacht.