Duidelijk communiceren met medewerkers, klanten, partners en leveranciers is altijd belangrijk, maar helemaal in tijden van crisis als deze. Ongetwijfeld ben je de afgelopen dagen druk bezig geweest om iedereen op de hoogte te houden van de gevolgen van het coronavirus. Kun je nog wat hulp gebruiken? Deze korte en praktische tips helpen je op weg.

Het uitgangspunt

Je kunt niet te veel communiceren!

Interne communicatie

• Houd je medewerkers dagelijks op de hoogte.
• Is er niets te melden? Meld dan dat er niets te melden is.
• Doe nooit aannames, vertel alleen feitelijkheden.
• Informeer vaak naar hoe het gaat met je medewerkers.
• Maak de communicatie zo persoonlijk mogelijk (call, video, enzovoorts).
• Maak een verslag of transcriptie van de call, zodat medewerkers de informatie nog eens na kunnen lezen.
• Geef medewerkers de mogelijkheid om te reageren op mededelingen.
• Maak factsheets als je veel informatie tegelijk wilt communiceren.
• Heb je geen intranet, laat dan een kleine afgeschermde website maken. Intranet is een uitstekend communicatiemiddel.

Externe communicatie

• Houd actief contact met je klanten, leveranciers en partners en informeer ze over voortgang, levertijden, impact enzovoorts.
• Informeer ook eerlijk over onmogelijkheden.
• Differentieer waar mogelijk: niet alles is relevant voor iedereen. Bepaal wie wat moet weten en voorkom irritatie door irrelevante informatie te versturen.
• Werk je website bij met actuele informatie en check dagelijks of deze nog juist is.
• Gebruik je socialmediakanalen als communicatiekanaal.
• Let op lopende campagnes en andere externe uitingen; zijn ze nog actueel/passend?
• Maak factsheets als je veel informatie tegelijk wilt communiceren.

Schrijftips

• Zet de belangrijkste informatie bovenaan.
• Gebruik duidelijke tussenkopjes in je teksten, zodat lezers meteen weten waar het over gaat.
• Schrijf actieve zinnen.
• Beperk je tot de kern: voorkom uitweidingen waar je lezer niet op zit te wachten.
• Laat je tekst kritisch nalezen voordat je deze verstuurt of publiceert. Vraag niet alleen feedback op spelling en grammatica, maar ook op inhoud en toon.

Tot slot

Vertrouw op de kennis en ervaring van je communicatiecollega’s en maak daar optimaal gebruik van. Heb je geen communicatie-expertise in huis, aarzel dan niet om hulp in te schakelen. Duidelijke communicatie is nu belangrijker dan ooit.